Einblick in ein Bewerbungsverfahren – aus Sicht einer Personalabteilung

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Kürzlich erhielten wir Einblick in das Bewerbungsverfahren eines mittelständischen Unternehmens, aus der Sicht der Personalabteilung und Fachabteilung. Gerne teilen wir mit Ihnen diese Erfahrung, denn es bietet Bewerbern wertvolle und hilfreiche Tipps, sich in die Perspektive des Gegenübers hineinzuversetzen: Wie läuft so ein Bewerbungsverfahren aufseiten des Arbeitgebers ab? Welche Überlegungen spielen bei der Auswahl und Entscheidung eine Rolle?
Aus Datenschutz gründen ist das Protokoll des Bewerbungsverfahrens anonymisiert.




Die Stellenausschreibung

Die Teilzeitstelle für eine Fachkraft wurde nur auf der Homepage des Unternehmens veröffentlicht. Grund: Zu hohe Kosten für Anzeigen in der Zeitung und auf Online Jobbörsen.

Quick-Win: Es lohnt sich, auf der Homepage von interessanten Arbeitgebern regelmäßig nach neuen Stellen Ausschau zu halten!

Die bevorzugte Bewerbungsform: Online-Formular

Auf der Homepage des Unternehmens gibt es ein Bewerbungsportal, in dem die Stammdaten eingegeben werden und der Lebenslauf und die Anlagen (getrennt voneinander) hochgeladen werden können.

Quick-Win: Die Bewerbung per Post, mit einer Bewerbungsmappe, ist für die meisten mittelständischen Unternehmen passe (bis vor einem Jahr hat das mittelständische Unternehmen noch mit Bewerbungsmappen und ausgedruckten E-Mail Bewerbungen gearbeitet).

Wer war am Bewerbungsverfahren beteiligt?

Die Koordination erfolgte durch die Personalabteilung. Die stellvertretende Abteilungsleitung und eine Fachkraft sichteten die Bewerbungsunterlagen und führten die Vorstellungsgespräche.

Die erste Sichtung und Vorauswahl – Was sind die KO-Kriterien?

Es bewarben sich insgesamt 16 Personen innerhalb von 4 Wochen, inklusive 2 internen Bewerbungen.

Folgende Bewerbungen schafften es nicht zum Vorstellungsgespräch:

  • Ein Standard-Anschreiben fällt schnell auf. Wenn dieses Anschreiben dann auch noch wenig bis gar nicht zur Stellenausschreibung passt, ist das ein KO-Kriterium.
  • Wenn das Anforderungsprofil in der Stellenausschreibung nicht optimal zur Berufserfahrung passt, gewinnt das Anschreiben an Bedeutung. Denn hier besteht die Chance die mangelnde Erfahrung durch die Beschreibung der eigenen Motivation wett zu machen. Im Zeiten von Fachkräftemangel kann dies ein entscheidendes Kriterium für eine Einladung sein.
  • Lückenhafte Lebensläufe – das heißt Lebensläufe in denen die Lücken kaschiert oder nicht erklärt werden (nicht Lebensläufe in denen es Lücken in der Berufserfahrung gibt) – sorgen direkt für Skepsis, im Extremfall ist das ein KO-Kriterium.
  • Bewerbungen, in denen die Angaben im Lebenslauf nicht zum Anschreiben passen, sind ein KO-Kriterium.
  • Ein fehlendes Arbeitszeugnis des letzten Arbeitgebers, in Verbindung mit einem unklaren Lebenslauf ist ein KO-Kriterium.

4 Quick-Wins für Bewerber

  • Beim Lebenslauf sollten für Personalentscheider keine Fragen auftauchen. Das bedeutet, dass ein lückenloser Lebenslauf eingereicht werden muss. Lücken sind OK, das gilt natürlich insbesondere für eine Elternzeit, sollten aber erklärt werden.
  • In Zeiten von Fachkräftemangel beharren Arbeitgeber weniger auf dem Wunsch nach relevanter Berufserfahrung und sind bereit sich mehr der Motivation der BewerberInnen zu widmen.
  • Das Anschreiben ist entscheidend für die Darstellung der Motivation.
  • Eine Bewerbung, bei der eine überzeugende Referenz beigelegt werden konnte, war der Favorit für die nächste Runde:

Die Vorstellungsgespräche

Die Einladung zu den insgesamt 7 Vorstellungsgesprächen erfolgte innerhalb weniger Tage nach Eingang der Bewerbungen, zu vorher intern vereinbarten Zeitfenstern.

Anmerkung: Dieses rasche Reagieren ist für Arbeitgeber in Zeiten von Fachkräftemangel entscheidend. Sonst finden interessante Bewerber zwischenzeitlich eine andere Stelle!

Quick-Wins: Schauen Sie regelmäßig auf die Homepage von interessanten Unternehmen, reagieren Sie schnell mit einer Bewerbung, stellen Sie sich auf eine rasche Einladung zum Vorstellungsgespräch ein und recherchieren Sie zügig möglichst viele Informationen über den potenziellen Arbeitgeber.

Der Ablauf der Gespräche

Die Gespräche wurden mit einer halben Stunde angesetzt und der Ablauf war wie folgt:

Bei guten Bewerbern reichte die 30 Minuten in der Regel nicht aus, bei weniger geeigneten Bewerbern reichten oft schon 20 Minuten, bis es keine offenen Fragen mehr gab – übrigens auch keine Fragen vonseiten der Bewerber mehr.

Entscheidende Kriterien im Gespräch

  • Berufserfahrung im konkreten Arbeitsfeld spielten eher eine untergeordnete Rolle, schließlich ging das schon aus dem Lebenslauf hervor
  • Mitentscheidend war die Frage: Wie vertritt die Person unser Unternehmen wohl nach außen?
  • Wie zeitlich flexibel ist der Bewerber? (Eine Anforderung der Stelle)

Wer hat das Rennen gewonnen?

Ein interner Bewerber machte das Rennen! Sein Wunsch nach einer beruflichen Abwechslung und neuen Herausforderung, nach 8 Jahren in der gleichen Position, war eine nachvollziehbare und überzeugende Motivation. Außerdem kam die Begeisterung für die neue Aufgabe direkt und überzeugend „rüber“.
Und: In Zeiten von Fachkräftemangel sind Unternehmen sehr daran interessiert, gute Mitarbeiter zu halten. Wäre kein interner Wechsel ermöglicht worden, befürchtet der Arbeitgeber zu recht, wäre der Mitarbeiter über kurz oder lang bei einem anderen Unternehmen gelandet.

Ein lohnender Nebeneffekt für zwei Bewerber

Zwei Bewerber überzeugten menschlich und passten von der Berufserfahrung her besser in andere Abteilungen des Unternehmens. Sie erhielten beide „maßgeschneiderte“ Stellenangebote und nahmen diese auch an.

Fazit daraus: Initiativbewerbungen lohnen sich! Besonders in Zeiten von und Regionen mit Fachkräftemangel, denn: Unternehmen suchen immer wieder, veröffentlichen aber nicht immer und sofort alle offenen Stellen.

Ein Tipp zum Schluss

Wie kann ich mehr über das Bewerbungsverfahren bei dem Unternehmen herausfinden, bei dem ich mich beworben habe?

Unser Tipp: Kennen Sie Kununu? Es ist ein Portal zur Bewertung von Arbeitgebern. Hier können Bewerber, Mitarbeiter und Auszubildende Ihre Erfahrungsberichte und Bewertungen hinterlassen.

Die wichtigsten Seiten zur Erstellung optimaler Bewerbungsunterlagen:
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